Mặc dù các chương trình trang bảng tính có khả năng tính toán hầu như mọi phép tính mà bạn có thể tưởng tượng ra, nhưng chúng không đuợc cài đặt trước để thực hiện bất kỳ phép tính cụ thể nào. Công việc của bạn là điền dữ liệu vào lưới bằng cách nhập text, các số và các chỉ lệnh (các công thức) hướng dẫn máy tính thực hiện các phép tính cụ thể.
1. Sử dụng các công thức để thực hiện các phép tính
Giả sử bạn muốn tính tiền lãi cho một công ty. Bạn có thể bắt đầu bằng cách nhập tổng thu nhập vào một ô và tổng chi phí vào một ô khác. (Bạn cũng có thể nhập text nhận biết các số này trong hai ô kề nhau.) Sau đó, bạn sẽ nhập một công thức yêu cầu chương trình lấy tổng thu nhập trừ đi tổng chi phí và hiển thị kết quả. Bạn thực hiện điều này bằng cách chuyển sang một ô trống và gõ nhập một chỉ lệnh mô tả phép tính mà bạn muốn nó thực hiện.
2. Cách hoạt dộng của các công thức
Chẳng hạn, nếu ô B3 chứa số liệu về tổng thu nhập và ô B4 chứa tổng chi phí, bạn sẽ nhập vào một công thức chẳng hạn như +B3-B4 hoặc (B3-B4) hoặc =B3-B4. (Cú pháp chính xác của các công thức thay đổi khác nhau giữa các chương trình trang bảng tính.) Công thức này cỏ thể được hiểu là “lấy giá trị hiện tại trong ô B3 trừ đi giá trị hiện tại trong ô B4, và sau đó hiển thị kết quả trong ô này.”
3. Các kết quả của công thức được tính lại một cách tự động
Bất kỳ khi nào bạn thay đổi giá trị trong ô B3 hay ở B4, kết quả của công thức này sẽ được cập nhật tự động. Tính năng này, được gọi là automatic recalculation, là một trong các ưu điểm chính của các chương trình trang bảng tính. Sau khi bạn cho chương trình trang bảng tính biết cần thực hiện điều gì, bạn cỏ thể thay đổi dữ liệu như bạn thích, và chương trình thực hiện việc tính lại kết quả.
4. Khi các kết quả của công thức thay đổi, các công thức khác dựa vào chúng được tính lại
Bạn sẽ nhận thấy rõ ưu điểm của các chương trình trang bảng tính khi bạn có nhiều công thức hơn và một số trong chúng dựa vào kết quả của các công thức khác. Nếu bạn đã thay đổi tổng số tiền bán được các con khủng long trong tháng một, thì tổng số tiền của tháng một ở cuối cột đó sẽ được tự động tính lại, tổng số tiền bán được các con khủng long ở mép phải của hàng cũng vậy. (Mỗi tổng dựa vào một công thức cộng tất cả các giá trị khác trong hàng hay cột đó.)
Sau đó, do tổng số tiền bán được các con khủng long thay đổi nên tổng lớn ở góc phía dưới bên phải của trang bảng tính sẽ được tính lại, bởi vì đó là kết quả của một công thức cộng tất cả các giá trị khác trong cột (nghĩa là tổng của mỗi loài thú nhồi bông.) Nếu có một công thức khác dựa vào tổng lớn, công thức đó cũng sẽ được tính lại.
5. Điều gì xảy ra khi bạn thay đổi các giá trị ô
Mỗi khi bạn thay đổi giá trị trong một ô thì kết quả của các công thức bất kỳ liên quan đến ô đó được cập nhật. Các ô khác có liên quan với các kết quả đó cũng được cập nhật. Bằng cách này, sự thay đổi một giá trị có thể dẫn đến một loạt sự thay đổi trong các ô của trang bảng tính.
6. Các hàm
Ngoài tính năng tính lại tự động, các hàm cũng là một ưu điểm của các chương trình trang bảng tính. Tất cả các chương trình trang bảng tính đểu có các hàm – các công cụ cài sẵn để thực hiện các phép tính ngoài các phép số học đơn giản (cộng, trừ, nhân, và chia). Phần lớn các chương trình trang bảng tính lớn cung cấp khoảng 100 hàm khác nhau ; bạn có thể tính giá trị trung bình, căn bậc hai, khoảng tiền chiết khấu, các khoản chi trả hay số tiền kiếm được hàng năm, và độ lệch chuẩn.
