Trang bảng tính là một lưới gồm các hàng và các cột mà bạn nhập các số và text vào đó. Các chương trình trang bảng tính như Microsoft Excel là các chương trình xử lý số trong thế giới máy tính, mặc dù chúng cũng có thể xử lý text.
Hãy tưởng tượng chúng như là các máy tính mạnh, đa năng, có khả năng thực hiện mọi phép tính từ cộng 2 với 2 đến việc tính khoản nợ vay trả chậm, v.v… Các chương trình trang bảng tính rất giỏi trong việc thực hiện các phép tính trên các số đã cho và các phép tính điều kiện.
1. Vùng làm việc là một lưới ô
Mặc dù diện mạo của các chương trình trang bảng tính hơi thay đổi giữa các chương trình, nhưng tất cả chúng đều có đặc điểm chung. Thông thường, màn hình có một lưới gồm các hàng và các cột, thường được gọi là vùng làm việc hay vùng trang bảng tính.
2. Các ô được nhận biết như thế nào?
Các cột trong vùng làm việc được nhận biết theo các mẫu tự hiển thị ở đầu vùng làm việc. Các hàng được nhận biết qua các số hiển thị ở bên trái của vùng làm việc. Các hộp được tạo thành bởi phần giao nhau của các hàng và các cột riêng lẻ được gọi là các ô. Các ô được nhận biết qua sự kết hợp của mẫu tự cột và số hàng của chúng. Chẳng hạn, ô thứ năm trong cột thứ hai được gọi là ô B5. (Mẫu tự luôn luôn đứng trước.) Sự kết hợp giữa mẫu tự cột và số hàng được gọi là địa chỉ của ô hay tọa độ ô.
3. Ô hoạt động
Ô mà bạn đang làm việc tại đó thường được gọi là ô hiện hành hay ô hoạt động. Khi bạn nhập dữ liệu, nó vào ô này; khi bạn áp dụng kiểu định dạng chẳng hạn như in đậm, nó được áp dụng cho ô hiện hành này.
4. Cách nhận biết bạn đang ở ô nào
Bạn có thể luôn luôn biết được mình đang ở ô nào bằng cách nhìn vào vị trí của dấu chỉ ô – một đường viền sáng hay màu đen mà bạn có thể di chuyển từ ô này sang ô kế tiếp bằng cách sử dụng các phím di chuyển cursor hay chuột. Địa chỉ của ô hiện hành thường được hiển thị trên một dòng nằm ngay phía trên vùng làm việc, trong một vùng thường được gọi là cell address indicator. Ô bên phải vùng cell address indicator, trong một vùng đôi khi được gọi là thanh công thức, bạn có thể nhìn thấy nội dung của ô hiện hành – dù nó là số, text, hay một công thức.
5. Kích cỡ trang bảng tính
Khi bạn tạo một trang bảng tính mới, lưới hàng và cột còn trống giống như một tờ giấy kẻ ô. Kích cỡ “tờ giấy này” thật sự rất lớn. Phần lớn các trang bảng tính chứa hàng trăm cột và hàng ngàn hàng (hàng triệu ô). Tuy nhiên, những gì xuất hiện trên màn hình chỉ là một phần nhỏ của “trang”, thường khoảng một chục cột và vài chục hàng. Để di chuyển trên trang bảng tính, hãy tưởng tượng vùng làm việc là một cửa sổ có thể di chuyển, giống như bạn thực hiện trong một chương trình xử lý văn bản. Bạn có thể cuộn cửa sổ sang các bên (để xem các cột bổ sung) cũng như cuộn cửa sổ lên và xuống (để xem các hàng bổ sung).
6. Màn hình trang bảng tính
Phần lớn các trang bảng tính cỏ chứa một thanh menu ở đầu màn hình. Hầu như thanh menu này luôn hiển thị. Các menu thay đổi khác nhau giữa các chương trình nhưng nói chung, bạn sử dụng các lệnh menu để thực hiện các việc như di chuyển, sao chép, và xóa các khối dữ liệu, chèn và xóa các cột và các hàng, in, lưu, và thay đổi diện mạo của dữ liệu.
Nhiều trang bảng tính có chứa một hay nhiều thanh công cụ (đôi khi còn được gọi là các thanh nút hay thanh tốc độ). Các thanh công cụ này giúp bạn truy cập nhanh (bằng thao tác nhấp đơn) vào các lệnh phổ biến, chẳng hạn như các lệnh Print, Cut, và Copy.
